Tietosuoja

Henkilötietojen käsittely Alajärven kaupungissa

Hallinto

Kaupungin hallinto-osasto vastaa ensisijaisesti kaupunginvaltuuston ja -hallituksen tarvitsemista ja kaupungin yhteisistä hallinnollisista ja muista palveluista. Hallinnollisia yhteisiä palveluja ovat ensisijaisesti alueellisen demokratian toteutumiseen liittyvät ja sitä tukevat talous- ja toimintasuunnittelu. Kaupunkilaisten turvallisuuteen ja hyvinvointiin liittyvän suunnittelun yhteensovitus kuuluu hallinto-osaston tehtäviin. Hallinto vastaa kaupungin keskitettyjen palveluiden tuottamisesta.

Palveluiden tehokkaan ja monipuolisen tuottamisen edellytys on, että asiakkaista kerätään tarvittava määrä henkilötietoja. Henkilötiedon kerääminen onkin monen hallinto-osaston palvelun suorittamisen kannalta lakisääteinen asia. Hallinnon henkilöstö on koulutettu toimimaan sitten, että henkilötietojen kerääminen ja käsittely ovat aina lainmukaista. He myös näyttävät esimerkkiä lainmukaisesta työskentelystä ja huolehtivat, että kaupungin muun henkilöstön koulutus tietosuojaa koskevissa asioissa on riittävällä tasolla.

Sivistystoimi

Kaupungin sivistystoimen tavoitteena on tuottaa kuntalaisille eri toimintayksiköittensä ja toimintojensa avulla henkistä ja fyysistä kasvua, kehitystä ja hyvinvointia edistäviä palveluja sekä tukea kuntalaisten omaehtoista harrastustoimintaa.

Sivistystoimi huolehtii kaupungin asukkaiden koulutuksen, lasten varhaiskasvatuksen, kulttuuri- ja kirjastopalveluiden sekä vapaa-ajan, liikunnan ja nuorisopalveluiden järjestämisestä. Näiden palveluiden tuottaminen parhaalla mahdollisella tavalla edellyttää, että kaupunki kerää ja käsittelee henkilötietoja asiakkaistaan. Sivistystoimen asiakkaiden henkilötietoja kerätään ja käsitellään aina huolellisesti ja lakeja noudattaen. Henkilöstö on koulutettu toimimaan niin, että asiakkaiden henkilötietoja käsitellään suojatusti, eikä yksityisyys kärsi. Tämä on erityisen tärkeää, sillä merkittävä osa asiakkaista on alaikäisiä.

Tekninen toimi

Kaupungin teknisen lautakunnan ja sen hallinnoimana toimivan teknisen toimen tehtävinä on suunnitella, rakentaa ja ylläpitää monipuolisesti asukkaiden ja elinkeinoelämän tarpeita palvelevaa nykyaikaista kuntaympäristöä.

Tekninen toimi palvelee maankäytön suunnittelua, kaavoitusta, rakennusvalvontaa, yhdyskuntatekniikkaa ja ympäristönsuojelua koskevissa asioissa. Tavoitteena on rakentaa ja ylläpitää toimiva, elinvoimainen ja viihtyisä ympäristö kaikille alueen asukkaille. Tekninen toimi tuottaa myös puhdistus-, tila- ja ravitsemuspalveluja.

Näiden palveluiden tuottaminen parhaalla mahdollisella tavalla edellyttää henkilötietojen keräämistä ja käsittelyä. Tekninen toimi käsittelee asiakkaidensa henkilötietoja huolellisesti ja suojatusti, lain edellyttämällä tavalla sekä pitää huolen, että kaupunkilaisen yksityisyydensuoja säilyy hyvänä. Henkilöstö on koulutettu toimimaan asianmukaisesti ja lakia noudattaen.

Perusturva

Terveydenhuollon tavoitteena on edistää ja ylläpitää väestön terveyttä, hyvinvointia, työ- ja toimintakykyä ja sosiaalista turvallisuutta sekä kaventaa terveyseroja. Perustana ovat ehkäisevä terveydenhuolto ja hyvin toimivat, koko väestön saatavilla olevat terveyspalvelut. Sosiaali- ja terveystoimen työntekijät huolehtivat kaupunkilaisten/kuntalaisten terveyspalveluista, perhe- ja sosiaalipalveluista sekä vanhusten palveluista.

Tehokkaan hoidon ja muun palveluntuottamisen edellytyksenä on, että asiakkaasta kerätään henkilötietoja. Asiakkaiden ja potilaiden tietoja kirjataan kaupungin/kunnan sosiaali- ja terveyspalveluissa eri henkilörekistereihin siinä määrin, kuin se on tarpeellista kunkin asian hoitoa varten. Tietojenkäsittely ja suojaus ovat tietoturvallista, sekä henkilöstön koulutuksessa on otettu huomioon jo alkuvaiheessa potilastietojen arkaluontoisuus.  

Maaseututoimi

Järvi-Pohjanmaan maaseututoimen tehtävät määräytyvät pääsääntöisesti Mavin kanssa tehdyn maksajavirastosopimuksen mukaisesti. Päätehtävänä on ottaa vastaan, käsitellä ja tallentaa tukisovellukseen EU- ja kansalliset maatalouden tukihakemukset, tehdä niihin päätökset, huolehtia maksatuksesta ja suorittaa tarvittaessa kuulemiset ja takaisinperinnät. Lisäksi maaseututoimi ylläpitää hallinnon ohjelmien vaatimia asiakas-, peltolohko-, tukioikeus- ja eläintenpitäjärekisteriä.

Lomatoimi toimii MELAn kanssa tehdyn toimeksiantosopimuksen mukaisesti lomituspalvelujen paikallisyksikkönä Alajärven kaupungin, Vimpelin ja Soinin kunnan alueella. Lomituspalvelujen tavoitteena on antaa maatalousyrittäjille mahdollisuus vapaa-ajan pitämiseen ja riittävään lepoon ja toipumiseen sairastumis- tapaturma-, synnytys- ja muissa niihin verrattavissa tilanteissa. Lomituspalveluilla turvataan maatalousyrityksen häiriötön jatkuvuus sinä aikana, kun yrittäjä on vuosilomalla, sijaisapu- tai maksullisella lomalla.

Näiden palveluiden tehokkaan ja monipuolisen tuottamisen edellytys on, että asiakkaista kerätään tarvittava määrä henkilötietoja. Henkilötiedon kerääminen onkin palvelun suorittamisen kannalta lakisääteinen asia. Maaseututoimen henkilöstö on koulutettu toimimaan sitten, että henkilötietojen kerääminen ja käsittely ovat huolellista ja lainmukaista, sekä pitää huolen, että kuntalaisten/kaupunkilaisten yksityisyyden suoja säilyy hyvänä.

Asiakirjajulkisuuskuvaus

Tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti Alajärven kaupungin on ylläpidettävä kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista, asiarekisteristä ja asiakirjoista. Kuvaus tehdään asiakirjajulkisuuden toteuttamiseksi ja kuvauksesta käytetään nimitystä asiakirjajulkisuuskuvaus.

Alajärven kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaukseen liittyvä työ ei ole vielä täysin valmis. Julkisuuskuvausta täydennetään jatkuvasti.