Luottamushenkilön tietopankki
Tärkeät linkit ja osoitteet
Outlook-sähköposti
Kokousportaali
Esityslistat ja pöytäkirjat
Eduhouse-koulutuspalvelu
Lomakkeet (perustietojen ilmoittaminen, matkalaskut, ansiomenetys)
Ohje sidonnaisuusilmoituksista
Hallintosääntö
Alajärven strategia
Rekrytointiohje
Talousarviot ja tilinpäätökset
Johtavien viranhaltijoiden yhteystiedot
Käytännön asioita
Perustietolomakkeen täyttäminen
Luottamushenkilöiden tablet-laitteet ja sähköpostiosoitteet
Sidonnaisuudet
Kokouskutsut ja esityslistat
Kokoukseen osallistuminen etäyhteydellä
Pöytäkirjan sähköinen tarkastaminen ja asiakirjan sähköinen allekirjoittaminen
Matkalaskun tekeminen ja ansiomenetyskorvauksen hakeminen
Palkkioiden maksupäivät
Eduhouse -koulutuspalvelu
Perustietolomakkeen täyttäminen
Jokaisen Alajärven kaupungin luottamushenkilöksi valitun on täytettävä luottamushenkilön perustietolomake. Tiedot tulee toimittaa mahdollisimman pian valituksi tulemisen jälkeen ja lomakkeen täyttäminen on edellytys kokouspalkkioiden maksamiselle. Myös toimielinten varajäsenten on täytettävä ja palautettava lomake. Muista toimittaa myös voimassa oleva verokortti palkkaa varten. Verokortti toimitetaan Järvinet Oy:lle palkanlaskentaan.
Luottamushenkilö on velvollinen ilmoittamaan perustietojensa muuttumisesta.
Lomakkeet perustietojen tai muuttuneiden tietojen ilmoittamiseen löytyvät täältä: Sähköiset lomakkeet
Sähköisten lomakkeiden käyttö edellyttää tunnistautumista pankkitunnuksilla.
Lomake on mahdollista tulostaa tästä: Luottamushenkilön perustietolomake
Tulostettu ja täytetty lomake toimitetaan Alajärven kaupungintalon keskustoimistoon, palvelemme ma-pe klo 9-15 välisenä aikana.
Luottamushenkilöiden tablet-laitteet ja sähköpostiosoitteet
Kaupunginvaltuutetuille ja lautakuntien (pl. keskusvaalilautakunta ja Järviseudun jätelautakunta) varsinaisille jäsenille luovutetaan tablet-laite ja avataan @alajarvi.fi sähköpostiosoite luottamustehtävien hoitamista varten. Mikäli sinulla on jo olemassa Alajärven kaupungin sähköpostiosoite, toimii sama osoite jatkossa myös luottamustoimen hoitamiseen tarkoitettuna sähköpostiosoitteenasi.
Alajärven kaupungin sähköpostiosoitteiden välillä lähetetyt viestit välitetään suojatun yhteyden sisällä, eikä erillistä salausta tarvita. Tietoturvasyistä luottamushenkilöiden muihin sähköpostiosoitteisiin ei voida lähettää salassa pidettäviä tietoja.
Kirjautumiseen tai laitteen käyttöön liittyvissä ongelmatilanteissa voit lähettää tukipyynnön tuki@jarvinet.fi tai olla yhteydessä puhelimitse p. 040 771 7770.
Sidonnaisuudet
Sidonnaisuusilmoituksen ovat velvollisia tekemään kaupunginvaltuuston puheenjohtajisto, kaupunginhallituksen jäsenet ja varajäsenet, teknisen lautakunnan jäsenet ja varajäsenet, lautakuntien puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat, henkilöstöjaoston puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä kaupunginhallituksen, lautakunnan ja jaoston esittelijä.
Ilmoitus tulee tehdä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun sinut on valittu luottamustehtävääsi. Mahdolliset muutokset on ilmoitettava viivytyksettä.
Ilmoitus tehdään Silmu-sovelluksella. Tunnukset ja ohjeen sovellukseen toimittaa tarkastuslautakunnan sihteeri. Lisätietoa: tarkastuslautakunnan sihteeri Janika Mäkelä, janika.makela@alajarvi.fi, p. 040 667 2009.
Lue lisäksi Kuntaliiton ohje
Kokouskutsut ja esityslistat
Alajärven kaupungilla on käytössä sähköinen järjestelmä (kokousportaali), jonka kautta luottamushenkilöille toimitetaan toimielinten kokousten esityslistat. Esityslistat julkaistaan portaaliin ennen kokousta ja linkki portaaliin tulee luottamushenkilön sähköpostiin. Kokousportaalissa julkaistaan toimielinten esityslistat kokonaisuudessaan eli siellä näkyvät myös mahdolliset salassa pidettävät pykälät ja salassa pidettävät liitteet. Luottamushenkilönä näet kokousportaalissa ainoastaan omien toimielintesi materiaalit. Tutustu esityslistalla oleviin asioihin ennen kokousta. Ongelmatilanteissa ota yhteyttä toimielimen sihteeriin.
Kokoukseen osallistuminen etäyhteydellä
Tarkista kokouspaikka kokouskutsusta. Kokous voidaan pitää niin sanottuna hybridikokouksena, eli silloin kokoukseen voi osallistua joko paikan päällä kokoustilassa tai sähköisesti etäyhteyden välityksellä. Sähköinen osallistuminen tapahtuu Teams-yhteyden välityksellä. Teams-kutsun lähettää toimielimen sihteeri tai hänen määräämänsä. Kutsu lähetetään luottamushenkilön sähköpostiin. Testaa yhteyden muodostamista hyvissä ajoin ennen kokouksen alkua.
Suljettuun sähköiseen kokoukseen voi osallistua vain sellaisesta paikasta, jossa salassa pidettävät tiedot ja kokouksessa käydyt keskustelut eivät ole ulkopuolisen kuultavissa tai nähtävissä.
Pöytäkirjan sähköinen tarkastaminen ja asiakirjan sähköinen allekirjoittaminen
Kaikista kokouksista pidetään pöytäkirjaa. Puheenjohtaja, pöytäkirjanpitäjä ja pöytäkirjantarkastajat allekirjoittavat pöytäkirjan sähköisesti. Luottamushenkilölle voi tulla allekirjoitettavaksi myös muita asiakirjoja. Tarkasta aina huolellisesti, että allekirjoitat vain sellaisia asiakirjoja, joihin sinulla on valtuus. Tarkasta aina huolellisesti asiakirjan sisältö ja oikeellisuus.
Allekirjoituspyyntö tulee linkkinä sähköpostiin. Kaupungilla on käytössä VismaSign -allekirjoittamisen työkaluna. Asiakirjan allekirjoittaminen vaatii vahvaa tunnistautumista. Katso: Allekirjoitusohje
Asiakirjaa allekirjoittaessa tulee valita, edustaako allekirjoittaja itseään vai organisaatiota. Kun luottamushenkilö tarkastaa toimielimen pöytäkirjan, hän edustaa itseään. Sen sijaan allekirjoitettaessa esimerkiksi kaupungin lausuntoa, luottamushenkilö edustaa organisaatiota.
Matkalaskun tekeminen ja ansiomenetyskorvauksen hakeminen
Kokousmatkat maksetaan maksukausittain.
Jos luottamushenkilö toimii kaupungin nimeämänä edustajana sellaisen toimielimen hallituksessa tai johtokunnassa, jossa ei makseta kokouspalkkioita tai matkakorvauksia, kaupunki maksaa ne henkilön anomuksesta ja kokouspalkkio määräytyy nimeävän elimen kokouspalkkion perusteella.
Mahdollinen ansionmenetyskorvaus maksetaan laskun mukaan noudattaen hallintosäännössä mainittuja enimmäiskorvauksia.
Ansionmenetyksen ja luottamustoimen vuoksi aiheutuneiden kustannusten korvaushakemus on esitettävä kahdentoista (12) kuukauden kuluessa toimielimen sihteerille.
Huomioitavaa on, että kuluvan kalenterivuoden ansionmenetyskorvaukset ja matkakorvaukset on suositeltavaa hakea 10.12. mennessä. Näin kuluvan vuoden korvaukset ehtivät maksuun 31.12. mennessä ja kohdistuvat oikealle tilikaudelle.
Palkkioiden maksupäivät
Kokouspalkkiot maksukaudet ja maksupäivät ovat seuraavat:
1 maksukausi 1.1. – 31.3. maksupäivä 31.3.
2 maksukausi 1.4. – 30.6. maksupäivä 30.6.
3 maksukausi 1.7. – 30.9. maksupäivä 30.9.
4 maksukausi 1.10. – 31.12. maksupäivä 31.12.
Eduhouse-koulutuspalvelu
Eduhouse on digitaalinen oppimisalusta, joka tarjoaa helppokäyttöisiä verkkokoulutuksia monilla eri oppimismetodeilla. Eduhousea voi hyödyntää niin tiedonhakuun ja osaamisen kehittämiseen kuin ajankohtaisseurantaankin.
Palvelun käyttöönotto ei vaadi erillistä rekisteröitymistä, vaan pääset kirjautumaan palveluun “Kirjaudu Microsoft-tilillä” -painikkeesta osoitteessa https://app.eduhouse.fi/palvelu/kirjaudu.